Karoka Treiber- und Cube Controlling

Vorteile der Karoka
  • Jahrelange Erfahrung im Aufbau von Cube-Lösungen
  • Persönliche & individuelle Beratung & Betreuung
  • Kostengünstige Lösung, da Einsatz von meistens bereits bestehenden Office-Lösungen
  • Gratis Beratungs-Gesprach
Cube Controller – Das ideale Tool für Ihr Controlling

Unser Cube Controller ermöglicht eine Multidimensionale Analyse mit der Integrität einer Datenbank und der Einfachheit von MS Excel. Neu als Visualisierungs-Ergänzung mit Microsoft BI.

Sie möchten mehr über Cube Controlling erfahren oder wie Sie Cube Controlling nutzen könnten. Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Beratungs-Gespräch zur Verfügung. Sprechen Sie mit uns über Ihre Dimensionen und Treiber und vielleicht können Sie aus unseren Cubes interessante Vorteile gewinnen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Was sind die Treiber Ihres Geschäfts?

Cube Controlling eröffnet neue Dimensionen im Controlling und bringt den Mehrwert des Controllings meistens auf den Punkt: Man kennt die Treiber seines Geschäfts und kann aufzeigen, wo man Geld verdient und verliert. Wir fahren einen pragmatischen Ansatz anstatt in der Perfektion am Schluss keine Aussage zu erhalten.

Karoka Cube Controlling

Im Cube Controlling geht es darum, die relevanten Treiber und Finanzdaten in einem Cube (Würfel) intelligent zu organisieren. Cube Controlling ermöglicht es in der Folge grosse Datenbestände schnell, effizient einfach und fehlerfrei in mehreren Dimensionen zu analyisieren. So kann die für die Datenaufbereitung erforderliche Zeit massiv reduziert und Kapazitäten für die wichtigeren Aufgaben des Controllings genutzt werden.

Vielfach ist eine Daten-Organisation zu entwickeln, welche sinnvolle Kostenstellen und Kostenträger-Dimensionierungen erfordert. Diese müssen ins ERP eingebaut werden. Diverse Umlage- und Abrechnungs-Mechanismen (oftmals auf der Basis von relevanten Basis-Schlüsseln) können im ERP oder in einer BI-ähnlichen Struktur gebaut werden. Wir arbeiten hier oftmals mit Access-Applikationen oder SQL-Umgebungen.

Für die Auswertung und Visulisierung greifen wir dann mit Excel oder Visualisierungs-Tools wie Microsoft BI oder Clik Sense auf die mehrdimensional organisierten Daten zu.

Treiberbasiertes Controlling

Die Erhebung, Analyse und Steuerung der relevanten Treiber eines Geschäfts sind die zentralen Aufgaben einer modernen Controlling-Struktur.

Die treiberbasierte Wirtschaftlichkeits-Formel mit ihren unbeeinflussbaren und beinflussbaren, abhängigen Variabeln zu kennen sind  der Erfolgsfaktor schlechthin. Wir helfen Ihnen diese Systematik aufzubauen und zu betreiben.

Auch hier lohnt sich eine cube-ähnlich strukturierte Datenorganisation anzustreben. Ziel ist es die Treiber seines Geschäfts zu kennen und inbesondere die Zusammenhänge auf den Umsatz, die Deckungsbeitäge, etc. zu kennen. Break-Even-Berechnungen helfen einem sein Geschäft noch besser zu verstehen und lenken.

Software Cube Controller

Mit unserem Cube Controller entwickeln wir mit Ihnen zusammen eine auf Ihr Geschäft abgestimmte Access-/Excel-Suite, welche Ihre finanziellen sowie treiber-relevanten Daten in einer sogenannten Cube- oder Würfel-Dimensionierung auswertbar machen.

Der Cube Controller ist ein kompaktes und kostengünstiges MIS-System auf Microsoft Office-Basis. Mit dem Cube Controller können Datenbestände aus ERP- oder anderen Systemen einfach in der gewohnten MS Excel-Umgebung verarbeitet, analysiert und präsentiert werden, ohne die Integrität der Daten zu verlieren. Daten können z.B. mit Excel Pivot oder Pivot Graph (Drill-Down, Slicing & Dicing) analysiert werden. Standardberichte können erstellt und auf „Knopfdruck“ periodisch aktualisiert werden.

Dimensionen des Würfels können z.B. zeitliche Koponenten, Produkte, Segmente, Geschäftsbereiche, Aktualitäten (IST, Budget, Forecast, etc.), finanzielle Komponenten oder KPI’s sein.

Visualisierung mit Interaktivem BI-Tool

Hat man die Finanz- und Treiberdaten intelligent in einer Datenbank organisiert, kann man mit einem leistungsfähigen Visulisierungs-Tool wie z.B. Microsoft BI enorm mächtige Auswertungen/Visualisierungen erzeugen.

Blog-Beitrag 1 – Excel Tipp der Woche von Roman Kalberer

In meiner Laufbahn in vielen Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen unabhängig ob ich angestellt oder als Freelancer engagiert war, bin ich mit der Idee des sogennanten „Cube Controlling“ immer wieder sehr schnell und effizient zu zielgerichteten Resultaten gekommen. Vor allem wenn ich Budget-Restriktionen hatte oder IT-Abteilungen im Wege standen, welche es als unmöglich anschauten gewisse Auswertungen oder Exports zu entwickeln. Oft steht man vor unglaublichen Hindernissen und Hütern der IT-Systeme, vor allem wenn es sich um grosse SAP- und BI-Systeme handelt. Oft sehen Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen mit ihren grossen IT-Systemen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Mit seinen „kleinen“ Buchhaltungs- und Controlling-Problemen steht man dann oft völlig isoliert und alleine da. So habe ich mit der Zeit gelernt mir selber zu helfen und habe begonnen kleine Excel- und Access-Suiten zu bauen, mit welchen ich innert 2-3 Tagen zu Auswertungs- und standardisierten Reporting-Möglichkeiten gekommen bin, welche mit den vorhandenen ERP- und BI-Applikationen nicht möglich waren.

Manchmal hat es wirklich komisch angemutet, wenn ein ganzer Konzern mit vielen involvierten Buchhaltern den Monatsabschluss im SAP fertig verarbeitet, alle CO-Umlagen gefahren haben und die Daten in ein teures BI und Konsolidierungs-Tool hochgeladen worden sind und dann alle Controller sehnsüchtig darauf gewartet haben, bis man die Buchungen in eine „mickrige“, selbstgebaute Access-Datenbank exportieren konnte, um dann endlich mehrdimensionales Controlling betreiben zu können und sinn-stiftenede Reportings zu erstellen. Und dies notabene auf Knopfdruck! Hinzukommend die Möglichkeit bestand, leistungsfähige Ad-hoc Analysen vorzunehmen.

Das Zauberwort für gute und schnelle Resultate ist ein praktikables Cube-Controlling mit Excel und evtl. MS Access. Die Idee dahinter ist, dass die bereits in der FIBU/BEBU vorliegenden Buchhaltungs- und Controlling-Daten exportiert werden, um wichtige Attribute ergänzt werden und anschliessend mehr-dimensional in einem Cube (Würfel) ausgewertet werden können. Selbstverständlich müssen vorgängig im SAP, Abacus, Navision, Sage oder einem anderen FIBU-/BEBU-System eine sinnvolle Kostenstellen- und Kostenträger-Struktur implementiert sein. Vielfach scheitert es jedoch bereits daran, doch meine Erfahrung zeigt, dass man mit leichten Adaptionen an den Stammdaten der Kostenrechnung wieder schnell im Rennen ist.

Eine Excel-/Access-Suite zu bauen ist eigentlich gar nicht so schwer. Ich sage immer, wer mit Pivots umgehen kann, bringt auch eine Excel-Access-Suite hin. Wir haben bereits mit vielen Controllern zusammen gearbeitet, welche ihre Vorstellungen nach einer Einführung sehr gut selber umsetzen konnten, vor allem wenn sie einmal die Hemmungen vor MS Access verloren haben. Wer das System einmal erlickt hat, kann selber wirklich mächtige Tools bauen! Am Anfang benötigt es beim Inital-Setup noch unsere Unterstützung, aber schnell bedienen die Controller die Cubes selber.

MS Access ist für die Verarbeitung von Datensätzen viel zuverlässiger als Excel. In der Verbindung mit einer Acess-Datenbank kann man dann jedoch von der vollen Funktionalität von Excel profitieren, nämlich vom Pivot und Pivot-Graph. Einmal in Excel erstellte Reporting-Setups können in Minuten um einen neuen Monat ergänzt und auf Knopfdruck aktualisiert werden. Mächtige Visualisierungs-Tool wie Microsoft BI (in der Desktop-Version gratis!) erlauben es einem wirklicht beeindruckende ad-hoc oder Standard-Auswertungen zu schaffen.

Blog-Beitrag 2 – Excel Tipp der Woche von Roman Kalberer

Anforderungen:
  • Kostengünstig
  • Individualisiert
  • Zielgerichtet
  • Pragmatisch
  • Praxisnah

Schlussendlich geht es mit dem Cube Controlling darum eine Excel-Access-Suite zu bauen, welche wir zielgerichtet für unsere Zwecke in der Buchhaltung und im Controlling einsetzen können. Da die meisten Unternehmen bereits Excel und Access installiert haben, sind damit keine grossen Kosten verbunden. Viele Controller, aber auch Linien-Verantwortliche, welche ja unsere Kunden sind, können mit Excel als Frontend bereits gut umgehen, ein wichtiger Vorteil gegenüber grossen Applikationen. Auch ist man als Controller mit Excel/Access meistens unabhängig von der IT und kann mehr oder weniger „sein Ding“ machen. Wenn es nicht funktioniert, hat man keine grossen finanziellen Investitionen getätigt, lediglich seine Zeit „investiert“. Dies fördert die Motivation mit dem Projekt einmal zu starten und keine langen Bewilligungsprozesse durchlaufen zu müssen. Durch „Trial and Error“ kann man sich dann auch inhaltlich Schritt für Schritt einer Lösung pragmatisch annähern, ein Weg der in teuren Applikationen wie z.B. SAP-BI finanziell kaum zu stemmen ist.

In meiner langjährigen Praxis bei KMU und Konzernen habe ich auch festgestellt, dass es beinahe kein Unternehmen gibt, welches nicht seine Besonderheiten und individuellen, grundlegenden Ertrags- und Kostentreiber respektive Infomationsbedürfnisse von Mangern hat. Mit seiner eigenen Suite kann man diesen wichtigen, individuellen Faktoren Rechnung tragen und diese in die Suite einbauen, was in grossen Applikationen nicht ohne grossen finanziellen Aufwand möglich ist. Damit steigt auch die Akzeptanz der Resultate innerhalb des Unternehmens. Hier möchte ich auch mein Credo nochmals hervorbringen: Manchmal ist weniger mehr! Um etwas zum Laufen zu bringen bleibt man lieber simpel, pragmatisch und auf dem Punkt und scheitert nicht an der Komplexität. Hat man erste Ergebnisse, die funktionieren, kann man vom Einfachen dann weiter in die Komplexität gehen. Das heisst jedoch nicht, dass man nicht von Anfang an einen Plan für das Gesamte haben soll. Fehler am Anfang können später richtig weh tun. Denken Sie in Ausbauschritten.

Standardisierter Datenfluss:
  • Datenintegrität
  • Automatisierung
  • Standardisierung
  • Datentransformation

Der standardisierte Datenfluss ist bei einer Excel-/Access-Suite wohl das A und O. Die relevanten Daten (meistens die Einzelbuchungen der Erfolgsrechnung als Basis) werden aus Vorsystemen, meistens einem ERP wie z.B. SAP oder Abacus exportiert und dann in Access importiert. Dieser Basisimport wird dann innerhalb von Access via weiteren Stamm-Daten-Tabellen standardisiert um weitere Zusatz-Datenfelder ergänzt und in eine zentrale Master-Datentabelle gespeichert. Diese zentrale Master-Datentabelle in Access verbinden wir dann mit Excel, z.B. über einen Pivot, einen Pivot-Graph oder ein Standard-Reporting (z.B. in Excel oder Powerpoint).

Warum nehmen wir für die Datenverarbeitung Access und nicht Excel? Access ist eine Datenbank und stellt die Datenintegrität sicher. Z.B. entstehen keine Formatierungsfehler der Daten. Excel ist auch viel zu fehleranfällig auf manuelle Eingriffe von Usern. Eine Datenbank ist hier die viel stabilere und auch leistungsfähigere Lösung, da die Anzahl Datensätze oft schnell in die Millionen gehen können. Access lässt auch eine Automatisierung der Arbeitsschritte in der oft notwendigen Daten-Transformation vom Import der ERP-Daten zur Mastertabelle zu.
Unser grosses Ziel ist es ja mit Access eine Suite zu bauen, wo wir z.B. monatlich nur die neuen Buchungen aus dem ERP in Access importieren müssen und anschliessend auf Knopfdruck die nachgelagerten Pivots, Pivot-Graphs oder Reporting-Sets automatisch aktualisiert werden. Wir möchten die Prozedur einmal standardisiert designen, um diese anschliessend nur noch via Update der Daten aktualisieren zu können. Weg von der Ad-hoc Lösung hin zur Automatisierung.

Denken Sie sich einmal aus wieviel Zeit man dadurch sparen kann, wenn man nicht jeden Monat das gesamte Reporting von Grund auf neu aufarbeiten muss oder für eine Ad-Hoc-Auswertung nicht immer erneut von Null begonnen werden muss! So bleibt viel mehr Zeit für das effektive Analysieren und Interpretieren der Zahlen, den eigentlichen Job des Controllers. Ich habe so während des Monatsabschlusses mit einer einfachen Suite schon wirklich komplexe Reportings in einer halben Stunde fertig erstellt, für welche man sonst Tage hätte einsetzen müssen. Der Kontrollaufwand und die Plausibilisierung der Daten ist dann fast zeitintensiver als die effektive Aufbereitung.

Funktionalität:
  • Analyse und Auswertung ad hoc
  • Standardisierte Reporting-Alternativen
  • Rückverfolgung bis zur Buchung

Wie oben beschrieben, bietet uns eine Access-/Excel-Suite als Basis-Instrument mehrere wertvolle Funktionalitäten an:

Ad-hoc-Auswertungen: Neben der stabilen Datenverarbeitung können wir jederzeit ad-hoc Auswertungen vornehmen. Ich baue z.B. fast immer in einem Pivot die Erfolgsrechnung/Deckungsbeitragsrechnung nach, welche mit der zentralen Access-Mastertabelle verbunden ist. Im Gegensatz zu den ERP-Systemen habe ich dann via Drag&Drop des Pivots die Möglichkeit die Erfolgsrechnung z.B. nach Monaten zu unterteilen. Ich kann somit Beurteilungen im Verlauf einzelner Konten innerhalb des Jahres vornehmen oder mit der Periode im Vorjahr vergleichen. Ich kann diese auch in Quartale, Halbjahre oder andere Vergleichseinheiten unterteilen und analysieren. Konten oder Kontengruppen (z.B. Umsatz und direkte Kosten als Deckungsbeitrag) kann man im Pivot in einen Vergleich einbeziehen oder wieder raus nehmen. Und dann das Schönste: Mit einem Doppelklick auf das Pivot-Feld komme ich direkt runter auf die Buchungen, z.B. um Ausreisser zu analysieren! Noch mächtiger wird das Ganze, wenn man eine clevere Kostenrechnungs-Methodik anwendet, denn dann kommen die ganzen Möglichkeiten der Mehrdimensionalität zum Tragen.

Reporting mit Pivot: Oftmals erstellt man im Controlling für das Management ein vordefiniertes Reporting, in welchem zentrale für die Steuerung des Geschäfts relevante Aussagen abgehandelt werden. Dies können Grafiken oder Tabellen sein. Sind diese Grafiken und Tabellen einmal definiert, werden diese standardisiert mit der Access-Mastertabelle verbunden und es kann monatlich ein Update erfolgen. Diese können z.B. in Excel oder in einem Powerpoint aufbereitet werden. In Powerpoint müssen dann nur noch die Aussagen überarbeitet werden, obwohl die relevanten Zahlen auch hier automatisch berechnet werden können.

Reporting mit Datenfeldern: Pivots haben vielfach noch den Nachteil, dass sie je nach der Anzahl der vorhanden Datenausprägungen vom Design her unterschiedlich breit oder lang werden. Wenn ein Wert respektive eine Ausprägung nicht vorkommt (vor allem am Anfang des Jahres), wird diese nicht angezeigt. In der grafischen Darstellung der Tabellen sind Pivots manchmal unberechenbar. Da die grafische Aufbereitung jedoch für die Akzeptanz des Reportings beim Management sehr wichtig ist, wird deshalb im Reporting vor allem bei Tabellen oft eine Standardisierung in Excel erzwungen und nicht die Pivots direkt angezeigt, sondern nur die Daten aus dem Pivot. Hier kommt z.B. in Excel PIVOTDATENZUORDNEN zur Anwendung.

Grundkonzepte:
  • Pivotisierbarkeit der Master-Tabelle
  • Schnittstelle zu Vorsystemen
  • Monatliches Update-Design
  • Master sind Buchungen aus ER
  • Transfer Daten Excel->Access

Folgende Grundkonzepte sind beim Cube-Controlling zentral:

Pivotisierbare Mastertabelle:
Das Herzstück des gesamten Konzeptes ist die Master-Tabelle in Access auf welche Excel dann zugreift. Diese Master-Tabelle muss so ausgestaltet sein, damit sie pivotisiert werden kann. Eine nicht pivotisierbare Mastertabelle ist zwecklos. Wer begreift wie man eine pivotisierbare Tabelle richtig macht, bekommt ein richtig mächtiges Tool in die Hand, nicht nur in Access, sondern auch ganz allgemein in Excel.  

Standardisierter Export:
Sie sollten schauen, dass die Exports aus den Vorsystem standardisiert werden können. Heute haben viele ERP-System gute Export-Funktionalitäten. Vielfach arbeiten Unternehmen jedoch noch mit älteren Applikationen (z.B. Fakturierungslösungen) und man muss dann ein wenig um die Vollständigkeit der Daten kämpfen. Hier kann es sein, dass man bei alten Systemen oft ein wenig von der IT-Abteilung abhängig ist.

Monatliches Update-Design:
 Wie oben beschrieben, möchten wir mit unserer Excel-/Access-Suite eine monatliche Update-Automatisierung erreichen.

Buchungen Erfolgsrechnung:
 Aus der Access-Mastertabelle sollte immer ein Abbild der Erfolgsrechnung erstellt werden können. Es werden deshalb primär alle Buchungen der Erfolgsrechnung importiert. Um diese Datenbasis werden anschliessend in Access mittels Stamm-Daten-Tabellen weitere Daten-Elemente rund um die Bewegungdaten der Erfolgsrechnung aufgebaut, um die Mehrdimensionalität zu erreichen.

Kostenrechnung:
  • Mehr-Dimensionalität (Cube)
  • Einfache Umlage-Schlüssel
  • Reduzierte Struktur

Oben habe ich bereits beschrieben, dass Cube Controlling deshalb so spannend ist, da es einfach eine Mehr-Dimensionalität ermöglicht. Wir können Reportings oder Ad-hoc-Analysen nach vielen Dimensionen erstellen. In der Praxis viel verwendete Dimensionen sind z.B:
– IST-Daten, Budget-Daten, Vorjahres-Daten und Abweichungen
– Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr

Kostenrechnung: Mit einer mehrdimensionalen Kostenträger- und Kostenstellen-Struktur kann man die Suite dann richtig mächtig machen. Die Dimensionierung der Kostenrechnung ist ein zentraler Faktor für ein zielgerichtetes Cube-Controlling. Sämtliche relevanten Dimensionierungen müssen in die Nomenklatur der Kostenrechnung eingebunden werden. Informationen und Auswertungs-Dimensionen, welche später hinzugefügt werden, dürfen nicht in die Nomenklatur einfliessen, da Sie immer berücksichtigen müssen, dass ein Buchhalter die Kostenstellen und Kostenträger bei jeder Verbuchung verarbeiten muss. Ich war zu Beginn meiner Berufslaufbahn Buchhalter und weiss wovon ich rede, 10-stellige Kostenstellen, die sich niemand merken konnte, obwohl es fast mit einer 3-stelligen Nummer gegangen wäre! Ein Alptraum. Also denken Sie auch an Ihre Kollegen. Eine reduzierte aber sinnvolle Struktur der Nomenklatur ist oft der Schlüssel.

Beispiel einer Nomenklatur: 2W1721
oder übersetzt: 2-W-1-7-2-1
2 – für Kostenträger
W – Wintersaison
1 – Kino mit 3D
7 – Region Ostschweiz
2 – Kinderfilme
1 – Erwachsene

Die ganze Dimensionierung kann man sich als einen mehrdimensionalen Würfel vorstellen.

Oftmals möchte man die Gemeinkosten auch noch auf Kostenträger umlegen. Dies ist mit Access in der Suite auch gut und einfach möglich, wenn man sich dann nicht mit der Anzahl der Umlageläufe und der Komplexität von Abrechnungs-Schlüsseln übernimmt.

Wir haben wirklich auch schon komplexe Modelle erstellt, wo neben der Erfolgsrechnung als Wert in CHF noch weitere auswertbare Einheiten getrackt wurden (z.B. Anzahl verkaufter Einheiten, Frequenzen, Zutritte). Auch hier verweise ich auch meinen Leitsatz: Zuerst beim Einfach beginnen und dann komplexer werden.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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